Indemnité kilométrique : comment la calculer ?

Les entreprises paient souvent les déplacements professionnels des employés avec leur véhicule personnel. De ce fait, les sociétés doivent faire face à des dépenses supplémentaires. Cet article contient alors des informations sur les taux de remboursement et les calculs de kilométrage. La compréhension de ces facteurs facilite la détermination des calculs et des politiques de remboursement.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

Lors de vos déplacements professionnels avec votre véhicule personnel, l’employeur vous rembourse l’usure, les frais de carburant, les primes d’assurance et les frais d’entretien. C’est ce qu’on appelle l’indemnité kilométrique et elle est accordée aux employés en échange de l’utilisation d’une voiture ou d’un scooter. En d’autres termes, l’indemnité kilométrique peut être accordée pour les vélos ou les voitures, y compris les SUV et les motos, qui ne sont pas utilisés pour des raisons personnelles. Les frais signalés sont remboursés sur présentation d’un titre de transport ou d’un autre justificatif de voyage en avion, taxi ou train. Des représentations telles que des billets d’avion sont généralement une preuve suffisante. Les changements récents dans les taux de remboursement du kilométrage se produisent rapidement. Ces évolutions sont basées sur des indicateurs tels que le coût des pneus neufs, l’entretien régulier et le nettoyage du véhicule. En outre, l’administration fiscale fixe les taux de remboursement du kilométrage à l’aide d’indicateurs tels que les coûts de carburant, l’assurance annuelle du véhicule et l’usure générale de ce dernier. Les indemnités kilométriques sont exonérées d’impôts lorsqu’elles sont payées via le barème fiscal. De plus, lorsque les dépenses sont payées à l’aide d’un reçu ou d’une facture, les frais remboursés peuvent être crédités avec justification (par exemple, un ticket ou une facture). Cela profite à la fois aux employés et aux employeurs en raison de la différence des échelles salariales. Les frais de péage et de stationnement peuvent aussi être payés via le barème fiscal. Sur Internet, découvrez plus de renseignements sur l’indemnité kilométrique.

Les bénéficiaires des indemnités kilométriques

Un cadre ou un employé qui se déplace entre son travail et son domicile doit se déplacer avec son propre véhicule. Si cela est fait pour des raisons professionnelles, les salariés peuvent prétendre à une indemnisation des frais kilométriques. En plus, les travailleurs ne peuvent réclamer une indemnisation des frais que si leur trajet dépasse 40 km. Enfin, ils ne peuvent pas demander d’indemnisation s’il existe déjà une option de transport en commun réalisable entre leur lieu de travail et leur domicile. Les employés et les managers ne peuvent pas alors justifier de compensation kilométrique s’ils emploient leur véhicule à leurs convenances personnelles. D’ailleurs, le calcul frais kilométrique ne peut pas être déterminé sur la base du barème fourni à l’administration.

Les modalités de remboursement des indemnités kilométriques

Lors de l’obtention de remboursements de kilométrage payés, les employeurs doivent être vérifiés pour voir s’il s’agit d’une convention collective de compensation ou d’un contrat de travail. Souvent, les employeurs doivent communiquer avec les travailleurs au sujet du remboursement de l’indemnité kilométrique. Outre cela, les employés doivent se demander si leur employeur rembourse les indemnités kilométriques lors de la planification et de la mise en place de leur déplacement. Tous les salariés de l’entreprise doivent pouvoir prétendre aux indemnités kilométriques lorsque cela est nécessaire. Ceci est obligatoire même lorsqu’une note de frais est également soumise. Les employés doivent fournir une preuve de dépenses afin d’être admissibles au remboursement. Cela inclut la date et le motif du déplacement ainsi que la distance kilométrique parcourue dans le véhicule. Chaque critère doit être lié à l’utilisation professionnelle de la voiture. Les salariés qui souhaitent cumuler un forfait kilométrique doivent être propriétaires du véhicule dans lequel ils voyagent. Une carte grise le précisant doit être généralement jointe au forfait. Si des collègues covoituraient des indemnités de kilométrage sur leurs propres véhicules, les combiner serait impossible.

Comment calculer l’indemnité kilométrique ?

Pour calculer frais kilométrique, les véhicules des employés ou des cadres utilisent une métrique de miles. Pour chaque cheval fiscal possédé, un quota kilométrique est créé. Ceci est ensuite multiplié par le nombre de véhicules conduits par l’employé ou le gestionnaire. Les chevaux fiscaux pour ce véhicule vont de 7 à CV. Au-delà de 7CV, l’administration ne tient pas compte de la puissance du véhicule lors de l’imposition de la taxe. Les employés sont tenus de fournir trois années de documentation lorsqu’ils demandent le remboursement de dépenses liées au travail. Celui-ci peut être obtenu sur le site de la Direction Générale des Finances Publiques. Toute autre question doit être adressée au service juridique. Par ailleurs, les employeurs peuvent autoriser les employés à soumettre des pièces justificatives avant la date limite qu’ils ont fixée. Cependant, ils ne peuvent pas rembourser les frais soumis après cette période. Parce que les remboursements doivent être effectués, il peut être donc facile de calculer les bons montants. Cela est dû à la présence d’applications de gestion qui calculent facilement la distance parcourue par un véhicule à partir d’une application mobile intégrée au GPS.