Avec le développement du numérique et l’ascension de la technologie, les logiciels spécialisés ont connus un grand essor dans différents types de domaines, y compris la gestion des notes de frais. La note de frais est la somme des dépenses qu’ont effectué des employés ou des collaborateurs, pour une activité professionnelle quelconque de l’entreprise et qui devront être remboursés par l’employeur. Pour faire court, c’est donc la liste des dépenses professionnelles de l’entreprise. La gestion de ces frais pourrait s’avérer être une grosse perte de temps et implique beaucoup de contraintes. C’est pourquoi, il est essentiel pour un chef d’entreprise d’opter pour une solution logicielle pour lui faciliter la tâche. La question est donc maintenant : comment cela fonctionne-t-il, quels sont les raisons de s’équiper d’un logiciel pour sa gestion des frais et comment faire son choix parmi ces nombreuses applications ?
Mode de fonctionnement d'un logiciel de gestion de notes de frais
Un logiciel de notes de frais est une plateforme en ligne polyvalente et capable de centraliser toutes les démarches que demande une dépense professionnelle en un seul flux : la numérisation, la déclaration, la transmission, la validation, la génération automatique des écritures comptables, l’export instantané en comptabilité, et ainsi que le remboursement. De plus, il est compatible avec n’importe quel profil : que ce soit une petite, grande ou moyenne entreprise ou même en freelance, du moment que les frais dépensés soient professionnels. Bien que les plateformes de gestion de notes de frais en ligne se soient épanouies dernièrement, il est important de bien analyser les fonctionnalités du logiciel.
En général, les vraies fonctions de ces logiciels sont d’enregistrer numériquement votre justificatif, d’analyser le fichier numérisé et de le réécrire automatiquement. Cela pourra ainsi vous faciliter la tâche car aucun ressaisi n’est nécessaire et en plus, les transmissions d’informations sont automatisées. D’ailleurs, pour plus d’infos sur le sujet, veuillez suivre ce lien.
Les raisons de s’équiper d’une application de notes de frais
1. Renforcement de la sécurité et de la traçabilité
Après numérisation, vous risquerez moins de perdre ou de détériorer vos fichiers, car tout sera stocké automatiquement dans un coffre-fort électronique. De plus, ces logiciels sont aussi équipés d’un système d’alarme en cas de fraude ou de modification des justificatifs.
2. Accessibilité instantanée aux données
Avec l’évolution du numérique, l’accès aux données des dépenses sont dorénavant plus facile et plus rapide qu’avant. Ils sont accessibles, par exemple, par le biais d’une application de notes de frais sur Android. Mais évidemment, ces données ne sont réservées que pour les membres concernés.
3. Gain immédiat d’argent pondérable
Il est vrai qu’investir dans ce genre de logiciel est une dépense en plus. Mais, considérez cela comme un investissement gagnant, car contrairement à un service humain, le service qu’offre un logiciel de notes de frais permettra de récupérer les petites taxes que l’humain aurait considérées comme insignifiantes.
5. Gain de temps
La gestion des notes de frais peut s’avérer être une tache très longue sans une solution logicielle. Avec un logiciel à votre disposition, tous les acteurs de la chaîne pourront ainsi se priver des tâches nécessitant beaucoup de temps.
Comment choisir son logiciel de notes de frais ?
Enfin, voici les bonnes questions que vous devez vous poser afin de vous repérer dans un logiciel de notes de frais :
- Le type de la technologie : c’est ce qui différencie les plateformes.
- L’interface d’utilisation : il est nécessaire d’être à l’aise dans son utilisation.
- L’orientation des données et sa capacité en temps réel : un bon logiciel devrait être organisé et instantané.
- Sa capacité à se connecter aux solutions d’entreprises : votre logiciel devrait être aussi compatible avec les autres logiciels de l’entreprise.
- La disponibilité du nombre de devises
- La phase de test : finalement, il est primordial de tester chaque outil avant de l’utiliser.