Si vous êtes un entrepreneur actif et que vous employez un certain nombre d’employés, vous devez avoir suivi les étapes de comptabilisation note de frais liés à votre entreprise. Ces notes de frais concernent des « activités annexes » réalisées par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ces tâches externes sont alors intégralement remboursées par l’entreprise pour laquelle le salarié travaille.
La comptabilisation des notes de frais obéit donc à des critères précis et doit donc être bien organisée. Ces notes de frais sont enregistrées dans deux comptes maîtres dédiés : le 467, pour les « autres créances et créditeurs », et le 421 pour le « personnel et rémunération à payer ».
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Un salarié est parfois contraint d’utiliser ses fonds personnels (carte bancaire personnelle) pour régler des dépenses liées à ses activités professionnelles. Les notes de frais certifient que ces dépenses ont été engagées à titre professionnel.
Selon la politique de dépenses établie par l’entreprise, une note de frais comptabilisation peut être remboursée si elle remplit les conditions qui justifient et justifient la dépense. Comme pour toute autre sortie de fonds, les notes de frais en comptabilité doivent être enregistrées dans les livres de l’entreprise. Le non-respect de cette obligation peut entraîner une réévaluation par l’URSSAF. Il convient de noter que certains types de dépenses (comme les indemnités) sont soumises aux cotisations sociales et que la comptabilisation des déclarations de dépenses ne doit donc pas être minimisée.
Il existe deux types de remboursement : en fonction des dépenses engagées et forfaitaires. Le remboursement forfaitaire signifie que vous n’avez pas à suivre tout le processus de déclaration des dépenses de remboursement. Cependant, cela doit être stipulé dans le contrat de travail. Toutefois, cette disposition ne peut se traduire par des salaires inférieurs au salaire minimum. De plus, cela peut conduire à deux situations opposées :
- Soit le salarié dépense plus que le montant du remboursement, auquel cas il est perdant ;
- Soit le salarié dépense moins que le montant du remboursement, auquel cas l’entreprise est perdante.
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Comment comptabiliser les notes de frais ?
Les notes de frais comprennent principalement les dépenses engagées par les salariés à des fins professionnelles. Pour enregistrer ces notes de frais, elles doivent être saisies dans un compte de catégorie 6.
- Compte 6251 « Voyages et déplacements » : Enregistre les dépenses de transport telles que les billets d’avion, les trains, les métros, les péages, les voitures, les miles, etc. engagés par les employés.
- Le compte 6256 ou le compte 6135 « Mission » est destiné aux frais de logement et de repas.
- Le compte 6135 « indemnités et avantages divers »
- Le compte 6257 « réceptions » est affecté si un employé a invité un client de l’entreprise au restaurant.
- Le montant de la TVA doit être déduite du compte 4456 « TVA déductible », sauf pour le compte de charges où le montant de la TVA est déduit.
- En contrepartie, le compte débiteur 421 « Personnel - Rémunération à payer » doit être crédité du montant TTC.
Remboursement : coût réel ou ponctuel ?
En France, il existe deux types de remboursements : les remboursements réels ou les remboursements forfaitaires. Zoom sur ces deux modèles de remboursement.
- Remboursement réel
Dans ce cas, l’employeur rembourse les frais à hauteur des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de ses activités professionnelles. Ce type de remboursement oblige les employés à payer toutes les dépenses à l’avance sans avoir à connaître la période exacte de remboursement. De plus, le collaborateur doit être très minutieux et conserver toutes ses pièces justificatives, faute de quoi il sera pénalisé pour non-remboursement…
- Remboursement unifié
Le deuxième scénario est donc un remboursement forfaitaire. Les employeurs verseront toujours aux salariés le même montant sur la base d’un taux déterminé chaque année par l’URSSAF. Les employés ne sont plus tenus de conserver une preuve de tous les honoraires, mais les employeurs doivent toujours les informer de la raison et des circonstances de ces honoraires professionnels.
- Période de remboursement
Connaissez-vous la prescription quinquennale ? Les honoraires professionnels sont tenus par la loi d’être remboursés jusqu’à 5 ans. Notez cependant que rien ne vous empêche de mettre en place des délais de remboursement plus courts. Pour cela, vous devez le mentionner dans la note de service, la convention collective ou dans votre politique tarifaire. Généralement, les notes de frais sont remboursées pendant un mois.
Gérer les notes de frais avec un logiciel comptable
Achats, frais, dépenses, immatriculation, exonération de TVA, remboursement. L’administration des notes de frais est chronophage pour les entreprises et complique le processus de facturation. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut grandement contribuer à l’enregistrement et au paiement de ces dépenses. L’automatisation des notes de frais offre aux entreprises de nombreux avantages :
- Gagner beaucoup de temps ;
- Les économies réalisées grâce aux outils de comptabilité en ligne réduisent les coûts de traitement des factures et évitent aux entrepreneurs d’avoir recours aux services d’un CPA ;
- Supprimer les supports écrits des opérations comptables et réduire leur empreinte carbone ;
- Réduire le risque d’erreurs lors de la saisie des montants ;
- Centraliser les données et mieux archiver les pièces comptables pendant les durées de conservation légales obligatoires ;
- Assurez la conformité légale en choisissant un logiciel de comptabilité certifié.
Les éditeurs de logiciels comptables proposent à leurs clients des versions d’essai pour tester gratuitement leurs outils avant de souscrire à leurs services.